|
Информация, содержащаяся в данном руководстве, дает
Вам все необходимые сведения для успешной работы на выставке.
Прочтите руководство внимательно, чтобы вовремя сделать все необходимое.
Соблюдение требований Организатора позволит Вам избежать неприятностей
и дополнительных расходов.
Если Вам требуется особое содействие или более подробное объяснение
требований, пожалуйста, обращайтесь в Оргкомитет выставки.
Тел.: (812) 320- 6363 Факс: (812) 320-8090
Скачать
полный текст документа (336Kb .pdf)
Содержание документа:
1. Общая информация
1.1. Определения
1.2. Организатор
выставок
1.3. Участие
в выставках
1.4. Необходимые
документы
1.5. Стоимость
участия
1.6. Порядок
оплаты услуг
1.7. Порядок
взаиморасчетов сторон
2. Общие рекомендации и правила для всех Экспонентов
2.1. Монтаж и демонтаж
2.2. Организация работы выставок
2.3. Монтаж стендов на необорудованной
площади
3. Регистрация участников
4. Информация в каталог
5. Интеллектуальная собственность
6. Реклама
7. Охрана и безопасность.
8. Пожарная безопасность
9. Страхование
10. Услуги, предоставляемые Экспонентам
10.1. Услуги по монтажу стендов
10.2. Услуги по индивидуальному строительству
10.3. Услуги по аккредитации
10.4. Услуги по приему и размещению участников
и посетителей выставок и конференций
11. Медиасопровождение
12. Таможенные и транспортные услуги
1. Общая информация
1.1. Определения
"Выставка" – мероприятие Организатора,
указанное в Договоре.
"Экспонент" – юридическое или физическое
лицо, подписавшее Договор на очное или заочное участие в выставке.
"Организатор" – Закрытое акционерное
общество "Выставочное объединение "РЕСТЭК".
"Выставочная площадь" – закрытая
или открытая территория, где проходит выставка.
"Стенд" – выставочный модуль, оснащенный
оборудованием, мебелью и электрическими приборами (устройствами).
"Необорудованная площадь" – выставочная
площадь, заказанная Экспонентом.
"Стандартный выставочный модуль" – выставочная
экспозиция, включающая в себя стеновые панели, фризовую панель с надписью
до 10 знаков, напольное ковролиновое покрытие, оборудование и мебель
и занимающая количество выставочной площади, определенной в кратких
условиях участия Заказчика по каждому мероприятию.
"Нестандартный выставочный модуль" –
выставочная экспозиция, отличающаяся какими-либо качественными или количественными
характеристиками от стандартного выставочного модуля.
"Оператор" – юридическое лицо, оказывающее
услуги Экспоненту по монтажу/демонтажу, предоставлению дополнительного
оборудования и сервису.
"Экспозиция" – рекламные материалы и знаки,
экспонаты и другое имущество Экспонента, доставленное на стенд и отвечающее
целям выставки.
"Оргкомитет" – рабочая группа сотрудников
Организатора, непосредственно занимающаяся вопросами координации и проведения
выставок.
"Аккредитация" – подтверждение Организатором
полномочий представителей Экспонента на участие в мероприятии.
"Участник" – полномочный представитель
Экспонента.
"Арендованная площадь" – площадь, предоставленная
в пользование Организатору по отдельному гражданско-правовому договору.
1.2. Организатор выставок
Организатором выставок является Закрытое Акционерное Общество "Выставочное
Объединение "РЕСТЭК". По всем вопросам участия в выставке
обращаться в офис Организатора и по телефонам:
ЗАО ВО "РЕСТЭК"
197110, Россия, Санкт-Петербург, Петрозаводская ул., 12
Тел.: (812) 320-63 63
Факс: (812) 320-80 90
Е-mail: main@restec.ru
www.restec.ru
1.3. Участие в выставках
Для регистрации Экспоненту необходимо направить в адрес
Организатора оформленную заявку на участие в выставке. Заявка оформляется
согласно установленной Организатором формы и подписывается уполномоченным
фирмы.
Сроки монтажа, демонтажа и работы выставки, стоимость предоставления
площади, размер регистрационного сбора и стоимость дополнительных услуг
определяется Организатором в условиях участия и Справочнике участника
по конкретной выставке.
После оформления заявки и согласования условий участия выписывается
счет на оказываемые услуги и заключается Договор на участие между Организатором
и Экспонентом. Неотъемлемой частью Договора являются Общие условия участия
с приложениями. Договор на участие подписывается всеми уполномоченными
лицами.
Допускается заключение Договора и передача других документов путем обмена
факсимильными сообщениями и электронной почтой, с обязательным последующим
направлением подлинников указанных документов.
1.4. Необходимые документы
Главными документами, регламентирующими участие в выставке, являются:
предварительная заявка на участие;
счет;
условия участия по выставке;
договор с приложениями (закрывается актом предоставленных услуг)
1.5. Стоимость участия
Стоимость участия включает в себя стоимость услуг по предоставлению
в пользование выставочной площади, регистрационный сбор и оплату услуг
Организатора.
Регистрационный сбор Экспонентом оплачивается в размере, установленном
Организатором для конкретной выставки.
Регистрационный сбор включает:
- информацию в официальный каталог выставки (не более 500 знаков);
- экземпляр каталога выставки;
- аккредитацию представителей Экспонента с предоставлением постоянного
пропуска на выставку (беджа). Дополнительная аккредитация оплачивается
отдельно;
- регистрацию посетителей выставки;
- пакет информационных документов;
- прочие услуги, указанные в условиях участия в выставке.
Выставочная площадь предоставляется Экспоненту в соответствии с заключенным
Договором на участие в выставке как необорудованная, так и стандартные
пакеты.
Стоимость необорудованной выставочной площади включает:
- выставочную площадь;
- общевыставочную рекламу;
- обеспечение общей охраны экспозиции выставки;
- общую уборку территории выставки (вывоз мусора из специально
отведенных мест, уборка проходов и мест общего пользования).
Стоимость за неполный квадратный метр необорудованной площади оплачивается
Экспонентом как за полный.
При монтаже двухэтажного стенда стоимость выставочной площади второго
этажа составляет 50% от стоимости необорудованной площади.
Услуги по монтажу стендов и дополнительное оборудование заказываются
и оплачиваются отдельно.
Предоставленная Экспоненту площадь не может быть передана в
аренду другим фирмам без письменного согласия Организатора.
1.6. Порядок оплаты услуг
После регистрации заявки на участие в выставке и получения счета Экспонент
производит авансовый платеж в следующие сроки:
- в случае заключения договора менее чем за 6 календарных месяцев
до даты проведения выставки: в размере 70% от стоимости услуг по договору
в течение 5 банковских дней со дня получения счета;
- в случае заключения договора более чем за 6 календарных месяцев
до даты проведения выставки: в размере 50% от стоимости услуг по договору
в течение 5 банковских дней со дня получения счета.
Полная оплата за участие должна быть произведена не позднее 30 дней
до начала монтажа выставки.
В случае письменного отказа Экспонента от участия в выставке, Экспонент
возмещает Организатору расходы в размере:
- при сообщении об отказе от участия в выставке в срок от 3 до 4 месяцев
до установленной даты начала монтажных работ – 50% от суммы договора;
- при сообщении об отказе от участия в выставке в срок менее 3 месяцев
до установленной даты начала монтажных работ – 70% суммы договора.
В случае письменного сообщения Экспонента об уменьшении выставочной
площади после подписания договора, Экспонент выплачивает Организатору
неустойку в размере 10% от стоимости услуг по предоставлению необорудованной
площади, подлежащей сокращению.
Экспонент обязан письменно уведомить Организатора в случае сокращения
выставочной площади или отказа от участия в выставке. Датой уведомления
считается день получения Организатором письменного сообщения Экспонента.
Организатор имеет право самостоятельно удержать сумму фактических
расходов из денежных средств, поступивших на расчетный счет Организатора
до даты получения официального уведомления об отказе от участия. Денежные
средства, подлежащие возврату, перечисляются на расчетный счет Экспонента
не позднее одного календарного месяца после даты проведения выставки.
1.7. Порядок взаиморасчетов сторон
Расчеты сторонами по договору могут осуществляться двумя способами:
1. В безналичной форме
В этом случае оформляются следующие документы:
договор;
заявка на участие;
акт приема-сдачи работ;
платежное поручение;
счет-фактура.
Представитель Экспонента (кроме первого лица) должен иметь доверенность
с правом подписи юридических и финансовых документов по участию в выставке
и документ, удостоверяющий личность.
2. В наличной форме
(при расчетах между юридическими лицами по одной сделке – в пределах
лимита, установленного нормативными актами РФ).
В этом случае оформляются следующие документы:
договор;
заявка на участие;
акт приема-сдачи работ;
чек ККМ;
счет-фактура.
Представитель Экспонента (кроме первого лица) должен иметь доверенность
с правом подписи юридических и финансовых документов по участию в выставке
и документ, удостоверяющий личность.
Скачать
полный текст документа (336Kb .pdf)
|
